Örgüt içi geri bildirim mekanizması: Neden ve nasıl?

28/03/2023 | Yazar: Filiz Kasap

Geri bildirim tarafların ihtiyaçlarının dikkate alındığı bir süreçtir. Sadece ben bunu söylemek istiyorum diye başka bir kişiye bunu iletemem. Geri bildirimin istenmesi önemlidir. Kendi ihtiyaçlarımdan ziyade diğerinin de ihtiyaçlarını anlamak ve birlikte karşılamanın yollarını bulmak mümkün. Bunu ifade etmek için kullandığım geri bildirim yöntemi de buna uygun olmalıdır.

Çizim: Kunduz

Şiddetsiz ve güvenli ortamlar yaratmak hak temelli örgütlenen sivil toplum örgütleri ya da aktivist gruplarında oldukça önemli konular. “Kırılgan” gruplarda güvenli alanlar, şiddetsiz iletişim ve etkileşim yolları üzerine düşünme ve uygulamaya dönüştürme daha kritik bir öneme sahip. Örgütümüz/grubumuz içinde de doğal olarak bu ortamların var olmasını isteriz. Bunu sağlayan araçlardan biri de geri bildirim mekanizmaları demek mümkün.

Bu yazıda sivil toplum örgütlerinde geri bildirimin ne olduğunu, sistemli geri bildirim yöntemine neden ihtiyacımız olduğunu ve sistem oluşturmakla ilgili önerilerden bahsedeceğim.

2020 yılından bu yana Şiddetsizlik Merkezi’nin internet sayfasını ve atölyelerini takip edenlerin muhakkak karşılaştıkları bir kavram olan örgütün temel boyutlarından kısaca bahsedeceğim. Örgütlenme süreçlerini analiz edebilmek, bu süreçlere bütünsel bakabilmek için örgütlerin dört temel boyutundan bahsediliyor^[1]: Yapısal, çevresel, kültürel ve düşünsel boyutu. Örgütümüzde hangi mekanizmalardan, politikalardan bahsediyor olacaksak olalım bence en temelde örgütlenmelerin yapısal ve kültürel boyutuna daha yakından bakmamız gerektiğini düşünüyorum. Örgütün yapısı genellikle kurulma aşamasında şekillenir; amacının ve hedeflerinin ne olacağı, bu hedeflere ulaşmak için hangi faaliyetler yapılacağı, iş bölümünün netleştirilmesi gibi… Tüm bunlar bize örgütün şemasını sunan unsurlardır. Örgütün kültürel boyutunda ise birlikte iş yapma biçimimiz, iletişim tarzımız, bir aradayken ürettiğimiz değerler ve yazılı olmayan hallerdir. Örgütlenme biçimimizin şiddetsiz ve güvenli olması yönünde bir değişim talebimiz varsa örgüt içinde ürettiğimiz kültür ve şekillendirdiğimiz yapı arasındaki ilişkiye birlikte bakmalıyız. Şiddetsiz geri bildirim kültürünün örgüt içinde inşa edilmesi ve bunun ardından sistemli bir hale gelmesiyle örgüt yapısına dahil edilmesi mümkün olabileceği gibi yapısal ve kültürel değişimi eş zamanlı hedefleyebiliriz. İdealde olsa da ikisi bir arada örgüt içinde yer alabilir.

Geri bildirim, değerlendirme ve şikâyet mekanizmalarıyla bir arada sık gördüğümüz bir kavram olabilir. Genellikle değerlendirme ile karıştırılıyor veya ‘‘şikâyet’’ ile geri bildirim arasındaki ilişkinin sınırlarını kestirmek zor olabiliyor.

Örgütlenirken farklı düşünme ve algılama biçimlerimizle ortak bir amaç etrafında bir araya geliyoruz. Çeşitli yapıp etmeler deneyimliyoruz; toplantılar düzenliyor, tartışıyor, kararlar alıyoruz. Projeler, kampanyalar üretiyor ve tamamlıyoruz. Basit biçimde tüm bu yapıp etme süreçlerimize olan tepkilerimizin ifade edilmesine geri bildirim diyebiliriz. Yaptığımız işin daha iyi yapılması ve sonuçlanması için belirli kriterler, göstergeler oluşturuyor değerlendirmesini sağlıyoruz. Değerlendirmeden ayrı olarak geri bildirim, bizlere diğer kişinin yaptıklarının bizde neler uyandırdığının etkisinin nasıl olduğunu yargılamadan ifade etme imkânı tanır. Kendimizi ve birbirimizi tanıma, potansiyelimizi fark etme ve güvenli bir ortam ile yaptığımız işi birlikte daha iyi gerçekleştiririz. Şikâyet, etik birimler vb. mekanizmalar ise daha çok örgüt içinde şiddet türlerinin yaşanması durumunda süreç yürütmek için kullanılır yahut geri bildirimlerin işe yaramadığı noktada konuyla ilgili kişilere ya da birimlere başvurulur. Şu an birlikte daha güvenli ve sağlıklı ortamlarda bir arada olmanın araçlarından biri olan geri bildirim üzerine devam edeceğiz.

Örgüt içi geri bildirim yöntemi neden önemli?

Adına geri bildirim demesek de aslında iletişim kurduğumuz her an tepkilerimizi ifade ediyoruz. Burada örgüt içinde sistemli bir geri bildirimin neden gerekli olduğunu hatırlayacağız. Geri bildirimin çeşitli faydaları var ve bu faydalar burada bahsedeceklerimden çok daha fazla. Bence en temel faydası emeği görünür hale getirmesi. Bireysel ihtiyaçlarımızdan biri emeğimizin grup tarafından bilinmesi ve bunun özenle ifade edilmesidir. Burada “eline sağlık’’ demenin ötesinde bir şeyden bahsediyorum. Tabii ki teşekkür etmek, eline sağlık, emeğine sağlık gibi anlık geri bildirimler de olmalıdır. Ancak anlık geri bildirimler neyi nasıl yaptığımın etkisini ifade etmek ve duymanın getirdiği alakadarlık, mutluluk, kıvanç veya memnun olmak gibi duyguları getirmekte eksik kalıyor. İkinci faydası sistemli bir geri bildirim alanının varlığı kişinin ve grubun sorumluluğunu artırmasıdır. Geri bildirim alanlarının varlığını bilmek kişinin güçlü ve zayıf yanlarını görmesi konusunda eksik olan gözlemleri duymak için önemli bir alandır. Aynı zamanda sorumluluğun artması ekip içinde şeffaflık ve yapılan işlerin hesap verilebilirliğini de sağlar. Kimin neyi nasıl yaptığını/yapmadığını ‘‘kontrol etmek’’ zorunda kalmadan değerlendirme ve geri bildirim alanlarıyla duyma imkânımız olur. Yapıp etmelerimiz sonucunda işler dilediğimiz gibi gitmeyebilir, yine de geri bildirim mekanizması ile yaşanan olumsuz etki ve duyguların yıkıcı sonuçlanmasının önüne geçebiliriz. Tam bu noktadan devam edersek geri bildirim örgüt içi çatışmaların yaşanma olasılığını azaltması ya da çatışmaların krize dönmesini engellemesi ile de yararlıdır. Örgütler genellikle çatışmaların yaşanması konusunda endişeli ve kaçıngan bir tavır gösterirler. Bu kişisel veya kültürel noktalardan kaynaklanabileceği gibi grup içindeki ilişkilere zarar vereceği düşüncesinden bireylerin duydukları rahatsızlıkları ve endişeleri halının altına süpürmesine neden olur. Yöntemli bir geri bildirimde o an başa çıkmakta zorlanacağımız duyguların ifade edilmesi daha rahat ve kişisel bir tavır olmaktan çıkabileceği gibi aynı zamanda uzun vadede ilişkilerin zarar görmesini engeller. Grup içindeki farklılıklar, ihtiyaçlar ve farklı çalışma pratiklerini öğrenme ve tanıma fırsatı çatışmaların önüne geçebilir, uzun vadede grup içi güvene dayalı güçlü ilişkiler yaratır.

Bu faydalarından yararlanmak için geri bildirim nasıl olmalıdır? Geri bildirim mekanizması nasıl oluşturulabilir buna dair birkaç öneri sunmaya çalışacağım.

Geri bildirim, yukarıda bahsedilen olumlu etkilere yol açması için temel özellikler taşımalıdır.

·       Geri bildirimler yaşanan somut bir olay veya durum üzerinden tarif edilir, genellemelerden uzaktır. Genellemeler ve muğlak ifadeler anlaşılmayı zorlaştırır. Yalnızca görülen ve duyulan olayın ifadesi ile kişisel değerlendirmeler ve yargılar işin içine katılmamış olur. Böylelikle duyulma olasılığınız artar, kişi ya da grup savunmacı bir pozisyona bürünmeyebilir.

·       Kişileri hedefine almadığından emin olarak geri bildirim vermek. Geri bildirimler yapıp etmeler, davranışlar üzerinden verilir. Kişinin kendisinin değil o ana ait olan davranışının etkisi anlatılmaya çalışılmalıdır. Ayrıca yaşanan süreçte sadece davranışların zayıf yönlerine değil, güçlü yanları da dile getirilir.

·       Geri bildirim etkilenen davranıştan mümkün olan en yakın ve uygun zaman içinde verilir. Böylece üzerinden çok zaman geçmemiş olur, hatırlamak ve üzerine düşünmek geri bildirimi duyan kişi için daha rahat geçer. Fiziksel ve duygusal olarak her zaman geri bildirim vermeye ve duymaya hazır hissetmeyebiliriz. Hazır olup olmadığımızdan emin olmalıyız, hazır değilsek de yakın başka bir zaman için teklif edebiliriz. Olumsuz düşüncelerin, zihindeki yoğun yargılamaların etkisinde olma, açlık, uykusuzluk, yorgunluk vb. durumlar da bu sürece katılmamak uygun olacaktır.

·       Geri bildirim tarafların ihtiyaçlarının dikkate alındığı bir süreçtir. Sadece ben bunu söylemek istiyorum diye başka bir kişiye bunu iletemem. Geri bildirimin istenmesi önemlidir. Kendi ihtiyaçlarımdan ziyade diğerinin de ihtiyaçlarını anlamak ve birlikte karşılamanın yollarını bulmak mümkün. Bunu ifade etmek için kullandığım geri bildirim yöntemi de buna uygun olmalıdır.

·       Geri bildirim sürecinden hem geri bildirimi ileten hem de geri bildirimi duyan kişiler doğru anlamak için soru sormak, istenileni anlayıp anlamadığını teyit etmek ve açıklama yaptırmak/yapmak durumunda olmamalarına karşılıklı özen gösterirlerse alışık olmadığımız hata, eksiklik, kaygı, mahcubiyet vb. olumsuz duygu ve düşüncelere kapılma olasılığımız azalır. Kendimi ve karşımdakini suçlamadan sadece söylenene odaklanabiliriz.

·       Grup içi kişisel geri bildirimde geri bildirimi duyan kişinin ne yapacağı kendisine bırakılır. Bir önerinin sunulması geliştirici olacağı düşüncesiyle gerçekleşebilir ancak kişiye kendi zihinsel süreciyle deneyimini ele alması için alan bırakılırsa kişi kendi seçimini yapma imkânı tanır. Neyi nasıl dönüştüreceğine kişinin kendi karar vermesi ideal olandır. Birlikte düşünmeyi, öneri almayı kişinin kendi istemelidir. Grup düzeyinde bir geri bildirim de grup olarak gelişme imkânı daha baskın olduğundan öneriler getirilebilir.

Burada bazı temel özelliklere değindim ancak geri bildirim hakkında konuşacaklarımız bunlardan ibaret değil. Geri bildirim deneyimlendikçe yeni yeni özelliklere sahip olabiliyor. Bunları ilişki içinde olduğumuz örgütlerle, kişilerle fark ediyor ve öğreniyoruz. Bu fark edişleri ve deneyimleri paylaşıp konuşabileceğimiz alanlar bulmak ve yaratmak durumundayız.

Nasıl geri bildirim mekanizması oluşturacağız? Hem yapıyı etkileyecek bir mekanizma oluşturmayı hem de bu yöntemi nasıl örgüt kültürü haline getirebileceğimizi birlikte düşünerek ilerleyebiliriz.

Öncelikle örgüt içinde yöntemi belli olan bir geri bildirim alanı yaratmaya karar vermek ve bunun üzerinde çalışmak için zaman ve emek ortaya koymak gerekiyor. Örgütünüzün geri bildirim mekanizmasına olan ihtiyaç konusunda ortaklaşması önemli. Bu ortaklığa ulaştık diyelim bundan sonra neler yapabiliriz?

1. Örgüttekilerin geri bildirim ve onunla ilgili tüm kavramlarda ortaklaşması, geri bildirim süreçlerine ilişkin ihtiyaçları ve varsa (kesinlikle olacaktır) endişelerini dile getirecekleri güvenli bir tartışma alanının kurulması. Burada etkili kolaylaştırıcılık rolüne ihtiyaç olacaktır.

2. Geri bildirim yöntemini örgüt süreçlerinde nerede ve nasıl kullanacağımız örgütlerin ihtiyaçlarına göre değişkenlik gösterebilir. Genellikle bir işin değerlendirmesiyle birlikte planlanan bir süreç olabileceği gibi örgüt içinde birlikte hareket ettiğimiz herhangi bir anda da ihtiyaç duyacağımız bir yöntemdir. Geri bildirimin yönteminin kullanılacağı alanlara karar verilmelidir. Nerelerde, ne zaman ve hangi sıklıkta geri bildirimlerimizi paylaşacağız. Bunlara karar vermek gerekiyor.

3. Geri bildirim yöntemine ve mekanizmasına tüm grubun birlikte oturup karar vermesine gerek olmayabilir. Tüm birimlerden birer kişinin oluşturduğu bir çalışma grubu olabilir. Çok sayıda birimden oluşmuyorsa tartışma toplantısına katılım gösteren ve toplantı sonucunda ortaya çıkanları derlemeye ve büyük gruba öneriler getirmeye gönüllü küçük çalışma bir grubu da oluşturulabilir.

4. Yazılı olarak örgüt içinde geri bildirim ilkeleri, hangi alanlarda kullanıldığı, zamanı ve sıklığı ve başka gerekli bilgiler herkes tarafından anlaşılır biçimde yazılı hale geldi. Örgüt bireyleri metnin varlığından haberdar ve herkes bu mekanizmanın işleyişine katkı sunmaya gönüllü olmalıdır. Bunun teyidini almak yararlı olacaktır. Örgütteki herkes tarafından okunur ve metnin üzerinde artık herkes hemfikirdir.

5. Örgüt içinde herkes duygu ve düşüncelerini yeterince açık ifade edemiyor olabilir, bunu aceleye getirmek ve kısa bir zamanda içinde olmasını beklemek güvensiz bir ortam yaratır ve çatışmalara neden olabilir. Geri bildirimin temel özelliklerini içselleştirmek ve uygulamak herkes için aynı derecede ve aynı şekilde olmayacak. Örgüt içinde daha önceden güvene dair kırılmalar yaşanmışsa belirlenen ilkeler ‘‘sopa’’ göstermeye dönebiliyor. Başka bir şekilde ortaklaşılan geri bildirim ilkelerini uygulamak konusunda hata yapmaktan korkma düşüncesiyle hareket eden insanlar olabiliyor. Hata yapmaktan korkmak, korku ve ceza kültürüne sahip örgütlerde daha yerleşiktir yahut içinde yaşadığımız toplumdan örgütlerimize de taşıyabiliyoruz. Elbette hata yapmaktan çekinebiliriz, bu kendimize ve grubumuza olan sorumluluğun olumlu bir işareti, öte yandan korkmak güvensiz ortamların işaretçisidir.

6. Örgüt içinde geri bildirimin temel özelliklerini deneyimlemek için düzenli yaptığımız toplantılardan başlayabiliriz. Sıklıkla bir arada çalışan küçük bir grubuzdur, toplantı bitiminde isteyenler toplantı sürecinin nasıl geçtiğini ve kendilerindeki etkisini ifade edeceği bir geri bildirim turu dönebilir. Toplantıdaki katılımıma dair kendime geri bildirim vererek başlayıp ardından diğer arkadaşlarımdan geri bildirimler duyabilirim.

Bu öneriler kendi örgütlenme sürecimden, başka örgütlerle geri bildirim üzerine yapılan konuşmalardan ve bu konuda okuduğum metinlerden ortaya çıktı. Örgütler kendi ihtiyaçlarına yönelik geri bildirim yöntemine karar verirken deneyimlerinden yola çıkmalıdır. Grup içinde geri bildirim kültürünü inşa ederek veya güçlendirerek neyi hedeflediğimizi ve bunu kalıcı hale getirecek yolları belirlerken hedef ve yöntemin birbiriyle uyumlu olması üzerine düşünmeliyiz. Neyi, nasıl yapacağımıza ilişkin yolları tarif eden yönerge belgeleri günün sonunda onlara dönüp bakmaya ihtiyaç duymadığımızda işlevini yerine getirmiş olurlar.

Kaos GL Dergisine ulaşın

Bu yazı ilk olarak Kaos GL Dergisinin Kurumsal Politikalar dosya konulu 185. sayısında yayınlanmıştır. Dergiye kitapçılardan veya Notebene Yayınları’nın sitesinden ulaşabilirsiniz. Online aboneler dergi sitesinden dergiyi okuyabilir.

*KaosGL.org Gökkuşağı Forumu’nda yayınlanan yazılardan yazarları sorumludur. Yazının KaosGL.org’ta yayınlanmış olması köşe yazılarındaki görüşlerin KaosGL.org’un görüşlerini yansıttığı anlamına gelmemektedir.

 

Etiketler: yaşam